Una pregunta que muchos nos hemos hecho al comenzar es: ¿para que sirve Power BI?. Ya sea que vengas del mundo de Excel, programas relacionados a las hojas de cálculos o algún otro lenguaje para el manejo de datos, te habrás dado cuenta de que no sólo se trata de tener reglas claras para nuestros datos, sino que también es importante entender que a medida que estos crecen en volumen, las tareas que tenemos que realizar también crecen con ellos.
Aunque no lo parezca, el impacto que pueden tener nuestros datos en la organización estará afectado tanto por la calidad de nuestros datos, como por la forma en la que estos son presentados a los usuarios clave. Pocas veces, por no decir ninguna, me ha tocado ver a un gestor de negocio proyectando en una reunión una planilla de Excel o una consulta en base de datos. Por lo general, se ve una presentación en Power Point, con colores vistosos, textos llamativos, barrita al alza, pero no la query que nos tomó un par de horas en compilar (debo confesar, tristemente, que me ha tocado hacer la query y la «ppt»).
Power BI ¿para que sirve?
Power BI nace bajo el concepto de autoservicio de capacidades de Business Intelligence (BI), como una evolución de un complemento de Excel, llamado Power Pivot. En nuestro sitio tenemos un artículo solamente dedicado a Power Pivot.
Microsoft escuchó el llamado de sus usuarios y se dedicó durante años a crear una plataforma que tuviera todo lo necesario para poder implementar capacidades analíticas a un nivel global, más allá de las hojas de cálculo. Nace Power BI y con él, el poder de organizar, recolectar, administrar, movilizar y analizar grandes set de datos en un solo lugar. Pero eso no era todo, sino que sumando a ello tenía la capacidad de un potente motor gráfico, capaz de generar visualizaciones de manera intuitiva, rápida y con una gran variedad de opciones.
¿Qué ofrece Power BI?
Power BI ofrece la posibilidad de conectarse a múltiples fuentes de información, asegurando una conexión directa a las bases de datos de cada sistema. Su capacidad es tan grande que es capaz de desplegar diferentes fuentes de información de manera simultanea juntos con los millones y millones de datos que cada una de estas fuentes es capaz de contener.
Esto es un cambio radical en la manera en que podemos trabajar con nuestros datos, incluso desde una perspectiva diaria. Es solo cuestión de imaginar cómo le facilita las cosas al analista que trabaja con diferentes planillas de Excel, maneja muchas hojas de cálculo y que cada vez que le piden un número debe volver atrás y revisar hoja por hoja, cálculo por cálculo. Facilita la vida, ¿verdad?.
¿Cómo nos ayudaría Power BI en este caso?
En la situación que hemos mencionado anteriormente, Power Bi sería el conjunto de soluciones que necesitaría el analista para mantener en orden sus datos.
Paso 1:
Para comenzar, lo primero que deberá hacer es una preparación de sus registros para asegurar que la información no contenga errores, esto será de mucha utilidad para mantener la coherencia de los datos e impactará directamente en el resultado final de nuestros reportes. Este paso contempla tanto la preparación, como la limpieza de los datos, y puede llevarse a cabo dentro de Power BI gracias a su servicio de Power Query.
Paso 2:
Una vez que la preparación haya sido realizada, deberá organizar la información y los datos para que, al añadir cierto nivel de estructura, pueda establecer relaciones claras entre las tablas y permitir que exista un modelo sobre el cual crear las métricas y cálculos necesarios.
Paso 3:
Luego, viene la parte visual, en este punto es importante entender para qué queremos generar nuestras vistas sobre los datos: ¿es para potenciar la operativa diaria de los datos?, ¿para facilitar que otros usuarios de negocio tengan acceso y puedan tomar decisiones? o ¿es para tener una fuente de información confiable que opere como canal de comunicación con otras áreas?
Debemos saber elegir qué visualizaciones incorporar en nuestro reporte, igual que como nos plantearíamos presentar nuestros indicadores en una presentación. Esto nos permitirá contar la historia de nuestros datos de manera que sea comprensible y coherente para todos.
Paso 4:
Ya solo queda proceder al análisis de los datos, que de seguro tendrán un mayor orden y coherencia. Se podrán realizar actualizaciones diarias, con la confianza de que las métricas y cálculos seguirán el camino esperado. Para, finalmente, administrar el uso de los datos, teniendo claro quiénes podrán tener acceso al panel con sus diferentes vistas dentro de un mismo espacio de trabajo.
